Nhằm xây dựng hệ thống lịch hoạt động tuần của Đoàn trường, Hội sinh viên trường tiện lợi, dễ dàng theo dõi, Văn phòng Đoàn - Hội thông báo đến tất cả các cơ sở Đoàn - Hội như sau:
V/v Gửi lịch làm việc cho Văn phòng Đoàn - Hội
- Các cơ sở Đoàn - Hội gửi lịch hoạt động tuần về Văn phòng trước 05g00 SÁNG ngày CHỦ NHẬT hằng tuần. Lịch hoạt động sẽ được cập nhật vào tối Chủ nhật hằng tuần.
- Tuần lễ bắt đầu vào ngày thứ hai và kết thúc vào ngày chủ nhật.
- Tiêu đề ghi theo định dạng: [Lịch hoạt động tuần] <Tên đơn vị> - Ngày <ngày bắt đầu> - <ngày kết thúc>
- Nội dung bao gồm:
[Tên hoạt động]
* Thời gian, địa điểm.
* Người phụ trách, sđt.
* Thành phần, số lượng.
* Nội dung.
* CSVC cần hỗ trợ.
VD: [Lịch hoạt động tuần] Chi Đoàn CBT - Ngày 20/02 - 26/02
Họp chi đoàn CBT
* Thời gian, địa điểm: 08g00 Thứ 2 Ngày 20/02/2012 - Phòng C108
* Người phụ trách, sđt: Cao Thị Thu Duyên - 0979679538
* Thành phần, số lượng: Đoàn viên chi Đoàn CBT, 50 Đoàn viên.
* Nội dung: Đóng góp chương trình năm Đoàn trường.
* CSVC cần hỗ trợ: Âm thanh di động, 2 mic.
Lưu ý:
* Đoàn khoa & Liên chi Hội của cùng 1 khoa gửi chung 1 lịch hoạt động.
* Tất cả các hoạt động đều phải gửi lịch hoạt động, kể cả các hoạt động không cần mượn phòng.
* Các đơn vị theo dõi lịch sử dụng phòng tại http://daa.uit.edu.vn/lichphong để đăng ký và theo dõi tình trạng đăng ký phòng sử dụng. Văn phòng sẽ làm công tác mượn phòng thay cho các đơn vị và sẽ reply mail xác nhận thông tin.
* Các hoạt động ưu tiên sử dụng các phòng tại tòa nhà C.
* Đối với các hoạt động sử dụng lặp lại hàng tuần trong 1 khoản thời gian nhất định, các cơ sở có thể ghi rõ trong phần thời gian của lịch hoạt động gửi về cho văn phòng.
* Đối với việc trùng lịch hoạt động (trùng phòng, trùng các cơ sở vật chất ...), văn phòng sẽ giải quyết cho đơn vị nào gửi lịch hoạt động sớm hơn (tính theo thời gian gửi mail).
* Mọi trường hợp gửi trễ lịch hoạt động mà không có lý do chính đáng sẽ KHÔNG được tổ chức hoạt động.
* Đối với các trường hợp cập nhật lịch, các đơn vị reply lại mail đã gửi và điều chỉnh lại nội dung (các nội dung không cần cập nhật vẫn phải giữ nguyên), văn phòng sẽ cập nhật lịch gửi sau cùng.
* Lịch làm việc các đồng chí gửi về: duyenctt@uit.edu.vn và cc cho vpdoan@uit.edu.vn
Các đồng chí có thể theo dõi lịch hoạt động của Đoàn thanh niên - Hội sinh viên trường tại http://tuoitre.uit.edu.vn/lich-hoat-dong
